A origem da ideia de arquivo é incerta, havendo quem defenda que as gravuras e pinturas encontradas no interior de grutas e cavernas eram já formas primitivas de arquivos. Ainda hoje, viajamos com eles.
Desde o chão até ao teto, papéis e livros frágeis enchem as paredes dos arquivos municipais espalhados pela cidade de Braga. Da documentação administrativa à informação pessoal dos bracarenses, a Câmara Municipal de Braga procura preservar assim a história de uma das mais antigas cidades de Portugal.
Hoje maioritariamente habitada por jovens, Braga mantém a dicotomia entre o digital e o papel nos usos e consumos. E as novas medidas políticas relativas à arquivação digital trazem novos dados para a equação. É que, segundo Palmira Brandão, técnica
superior do Arquivo Municipal de Braga, estas medidas surgiram da “necessidade de simplificar” o arquivo, mas “acabam por complicar”.
Do processo de arquivação já faz parte a componente tecnológica com técnicas como a microfilmagem, que evita que os documentos se deteriorem com o manuseamento consecutivo. Contudo, este processo não é aplicado a todos os documentos e continua a exigir que haja armazenamento físico. Isto traz um problema: não há espaço.
“O volume de papel aumentou significativamente, o que tem gerado um problema grave. O Arquivo Municipal de Braga precisa de novas instalações”, completa Rui Ferreira, assessor do Pelouro de Cultura do município. “Há documentos de preservação perpétua, que não podem ser destruídos de forma alguma”, continua. “O Governo entendeu que não era importante estar a guardar tudo de forma física, nem conseguiríamos”, conclui o responsável autárquico, salientado que o digital surgiu como uma resposta a este problema.
Além da técnica da microfilmagem, existem já documentos que nascem no digital – nado-digitais – o que significa que outros cuidados têm de ser adotados, nomeadamente por causa da obsolescência de alguns suportes digitais. “Vivemos e vamos viver uma fase de transição. Temos documentação, quer no suporte físico, quer no suporte digital”, sublinha Palmira Brandão.
Por isso, a câmara montou um projeto piloto para liderar esta transição gradual do suporte físico para o suporte digital, num trabalho colaborativo que envolve arquivistas e técnicos informáticos. O problema é que esta iniciativa tem ainda “muitas arestas para limar” e, nesta fase, alerta Palmira Brandão, “a informação pode perder-se”.
Tal como um incêndio, cheias, um terramoto ou um erro humano podem destruir a documentação em suporte físico, também uma falha no sistema informático, uma fuga de informação ou um erro de codificação podem destruir a documentação em suporte digital. Palmira Brandão explica que “o que interessa agora é acautelarmos o que temos para que haja memórias. Se as entidades que gerem essa função não têm esse cuidado, quer nos suportes digitais quer no suporte papel, as memórias destroem-se”. De qualquer forma, completa a técnica, “ainda perdura o papel, se acondicionado de forma correta”.
Os arquivos têm, assim, várias fases, desde que nascem até que morrem – se algum dia chegarem a morrer. E nesse contexto, diz Palmira Brandão, o papel ainda continua a ter um significado maior: “Se não o guardarmos, não vamos ter História, não vamos ter memórias.”
